[雲端輕鬆學] Office 365 管理者常見問答 FAQ

CloudRiches/ 九月 2, 2019/ 雲端輕鬆學

FAQ-1

關於 Office 365

全世界的工作方式正在改變。已有越來越多的人從傳統的個人作業跳脫到即時、且跨越空間限制的協同合作。
Office 365 提供企業一個完善的數位轉型生產力平台,讓企業享有效率辦公、緊密協作,同時具有完善資安防護!

Office 365 管理功能可簡單可複雜,在興奮購買時下最夯的 Office 365 訂閱後,相信 Office 365 的管理者一開始可能會不知道該從哪裡下手。
如何分配設定帳號呢?擁有了這麼多新服務我該如何管理呢?同事接二連三的問題我該如何回答呢?
雲馥每月舉辦雲端輕鬆學課程,與雲馥訂閱Office 365 或 Microsoft Azure 即可每月免費參加。

(本篇文章主要針對 雲馥雲端輕鬆學活動 課堂常見學員問題作回答)

FAQ

1. Office365 有許多方案與版本,有沒有資料可以供企業評估適合的版本?

可以參考 Office 365 熱銷方案 獲取完整的企業適用方案與比較表。

2. 面對離職員工如何做信件保護設定?

對大多數組織來說,為降低發生訴訟或安全性漏洞的風險,可以啟用內容保留原則。 
當內容受限於保留原則時,人員可以繼續編輯及使用的內容,一樣不會變更,因為內容保留在其原始位置。但在某人編輯或刪除受限於原則的內容時,將會有複本儲存至安全位置,在原則仍然有效時會持續進行保留。 

詳細可參考:官方保留原則概觀

3. 如何防範及妥善處理垃圾郵件及釣魚信件?

初步判定可從寄件者帳號後面的 Domain Name 做判讀,若還是有疑慮的話,點選郵件右上方的 “…”,選擇 “檢視郵件詳細資料”,即可更進一步的檢視相關資訊。(如右圖)

確定為垃圾郵件之後,可再次點擊郵件右上方的 “…”,選擇 ”標示為垃圾郵件” 或 ”標記為網路釣魚”,透過系統背後的 Machine Learning 機制做分析,減少之後收到垃圾郵件的機會。

4. Office 365 的 App 有很多,大多數都還不太熟悉,有哪些資源可以做進一步的了解?

透過官方網站 Office 365 訓練中心 裡就可找到許多教學資源。除了常見的 Word, Excel, 還有以建立、儲存及共用內容為主的 SharePoint ,以及讓團隊建立小組頻道,互相整合資訊的 Microsoft Teams 等,都有相當完整的基礎介紹。

5. 如何在小群組內收發信件?

只要是共用信箱的成員都可以使用共用信箱的名稱進行發信與收信。

6. 如何限制群組寄件者?

 Exchange 系統管理中心內,點擊群組或共用信箱的編輯,並選擇傳遞管理即可控管寄入信件的寄件者

7. 如何在 Office 365 裡設定電子郵件別名?此別名是否只能用來寄信或收信?還是兩者都可?

首先登入 Office 365 之後,點擊 “系統管理”,進入 Microsoft 365 admin center 之後,找到 ”作用中使用者”,點擊欲新增別名的使用者,在 ”帳戶” 底下選擇 “管理電子郵件別名” 即可新增別名。電子郵件別名相當於指向的功能,因此只能用來收信,無法用此別名寄出信件。

8. 在 Microsoft 365 admin center 新增會議室之後,想要 Booking 會議室,但別人無法看到是誰訂了這間會議室?

基於使用者隱私,以及安全性的考量,只有被邀請者會收到通知,但並不會知道是誰新增會議至此會議室。

9. 如何用.csv大量匯入聯絡人?

個人在聯絡人管理頁面右上角,選擇 [匯入聯絡人]後,即可上傳您的CSV檔案,將 CSV 檔案中的欄對應到 Outlook 連絡人欄位 (如下圖)。 官方詳細說明
系統:可參考使用 PowerShell 匯入創建外部聯繫人。

FAQ_Office365

10. 如何將外部信件設為群組回信?

個人在聯絡人內可以設定通訊清單。 
組織考慮3種方式 : 共用信箱Office 365群組通訊清單,都可以完成群組回信,依照使用的情境不同去選擇適合的設定方式 

 

共用信箱 

Office 365群組 

通訊清單 

專屬郵件地址 

yes 

yes 

no 

轉寄至個人信箱 

no 

yes 

no 

信件保留 

yes 

yes 

no 

11. Exchange plan 1 封存信件上限容量?

Exchange plan1封存信件上限為50GB預設關閉需要自行開啟要升級至plan2才有無上限的封存信箱
比較 Exchange Online 方案 

12. 有提供哪些多因素驗證選項?

提供簡訊驗證、手機驗證、市話驗證、應用程式通知、應用程式提示碼、應用程式權杖。參考 Office 365中的多因素驗證

Share this Post