[雲端輕鬆學] Office 365 管理者常見問答 FAQ
關於 Office 365
全世界的工作方式正在改變。已有越來越多的人從傳統的個人作業跳脫到即時、且跨越空間限制的協同合作。
Office 365 提供企業一個完善的數位轉型生產力平台，讓企業享有效率辦公、緊密協作，同時具有完善資安防護！
Office 365 管理功能可簡單可複雜，在興奮購買時下最夯的 Office 365 訂閱後，相信 Office 365 的管理者一開始可能會不知道該從哪裡下手。
如何分配設定帳號呢？擁有了這麼多新服務我該如何管理呢？同事接二連三的問題我該如何回答呢？
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(本篇文章主要針對 雲馥雲端輕鬆學活動 課堂常見學員問題作回答)
FAQ
1. Office365 有許多方案與版本，有沒有資料可以供企業評估適合的版本?
可以參考 Office 365 熱銷方案 獲取完整的企業適用方案與比較表。
2. 面對離職員工如何做信件保護設定?
對大多數組織來說，為降低發生訴訟或安全性漏洞的風險，可以啟用內容保留原則。
當內容受限於保留原則時，人員可以繼續編輯及使用的內容，一樣不會變更，因為內容保留在其原始位置。但在某人編輯或刪除受限於原則的內容時，將會有複本儲存至安全位置，在原則仍然有效時會持續進行保留。
詳細可參考：官方保留原則概觀
3. 如何防範及妥善處理垃圾郵件及釣魚信件?
初步判定可從寄件者帳號後面的 Domain Name 做判讀，若還是有疑慮的話，點選郵件右上方的 “…”，選擇 “檢視郵件詳細資料”，即可更進一步的檢視相關資訊。(如右圖)
確定為垃圾郵件之後，可再次點擊郵件右上方的 “…”，選擇 ”標示為垃圾郵件” 或 ”標記為網路釣魚”，透過系統背後的 Machine Learning 機制做分析，減少之後收到垃圾郵件的機會。
4. Office 365 的 App 有很多，大多數都還不太熟悉，有哪些資源可以做進一步的了解？
透過官方網站 Office 365 訓練中心 裡就可找到許多教學資源。除了常見的 Word, Excel, 還有以建立、儲存及共用內容為主的 SharePoint ，以及讓團隊建立小組頻道，互相整合資訊的 Microsoft Teams 等，都有相當完整的基礎介紹。
5. 如何在小群組內收發信件？
只要是共用信箱的成員都可以使用共用信箱的名稱進行發信與收信。
6. 如何限制群組寄件者？
在 Exchange 系統管理中心內，點擊群組或共用信箱的編輯，並選擇傳遞管理即可控管寄入信件的寄件者。
7. 如何在 Office 365 裡設定電子郵件別名？此別名是否只能用來寄信或收信？還是兩者都可？
首先登入 Office 365 之後，點擊 “系統管理”，進入 Microsoft 365 admin center 之後，找到 ”作用中使用者”，點擊欲新增別名的使用者，在 ”帳戶” 底下選擇 “管理電子郵件別名” 即可新增別名。電子郵件別名相當於指向的功能，因此只能用來收信，無法用此別名寄出信件。
8. 在 Microsoft 365 admin center 新增會議室之後，想要 Booking 會議室，但別人無法看到是誰訂了這間會議室?
基於使用者隱私，以及安全性的考量，只有被邀請者會收到通知，但並不會知道是誰新增會議至此會議室。
9. 如何用.csv大量匯入聯絡人？
個人：在聯絡人管理頁面右上角，選擇 [匯入聯絡人]後，即可上傳您的CSV檔案，將 CSV 檔案中的欄對應到 Outlook 連絡人欄位 (如下圖)。 官方詳細說明
系統：可參考使用 PowerShell 匯入、創建外部聯繫人。
10. 如何將外部信件設為群組回信？
個人：在聯絡人內可以設定通訊清單。
組織：有考慮3種方式 : 共用信箱、Office 365群組、通訊清單，都可以完成群組回信，依照使用的情境不同去選擇適合的設定方式。
共用信箱
Office 365群組
通訊清單
專屬郵件地址
yes
yes
no
轉寄至個人信箱
no
yes
no
信件保留
yes
yes
no
11. Exchange plan 1 封存信件上限容量?
Exchange plan1封存信件上限為50GB，預設是關閉需要自行開啟，要升級至plan2才有無上限的封存信箱。
比較 Exchange Online 方案
12. 有提供哪些多因素驗證選項?
提供簡訊驗證、手機驗證、市話驗證、應用程式通知、應用程式提示碼、應用程式權杖。參考 Office 365中的多因素驗證